Le numérique : une transition inéluctable

Depuis 2017, la facture électronique devient obligatoire dans les échanges entre les entreprises et le gouvernement. Elle est, depuis le 1er janvier 2023, obligatoire également dans le cadre des échanges commerciaux inter-entreprises.
L’évolution de la dématérialisation oblige les cabinets comptables à choisir une stratégie pour s’adapter à ces changements majeurs.

 

  • Une première stratégie, et la plus risquée, serait de ne rien faire évoluer dans son cabinet.
    En restant traditionnel et en refusant de se tourner vers le numérique, il faut s’attendre à devoir lutter contre l’efficacité de ceux qui auront choisi une autre approche, comme l’optimisation à la marge.
    Ce principe réfractaire à l’évolution semble une tactique aussi temporaire qu’inefficace.
  • La méthode la plus pertinente serait d’anticiper les évolutions et de prendre de l’avance sur les courants modernes, afin de développer de nouveaux services qui ajouteront de la valeur à votre cabinet. De plus, la généralisation de la facture électronique finira par rattraper toutes les entreprises, si elle n’est pas rendue obligatoire par la loi avant.La majorité des cabinets a intégré l’importance de la transition numérique.

Le principal défi se trouve maintenant dans les ressources humaines. En effet, hormis quelques rares exceptions, les cabinets éprouvent des difficultés à trouver des personnes pour initier et porter la transition numérique en interne. Très peu de collaborateurs ont des compétences spécifiques en matière de technologies, de gestion de données ou d’autres supports numériques. Pour le moment, seulement 14% des cabinets ont un collaborateur disposant de ces compétences.

Le recrutement, déjà difficile dans la profession, est donc rendu plus ardu par cette nouvelle compétence recherchée mais rare. Cependant, il faut noter que les jeunes diplômés sont porteurs de ses connaissances et sont de mieux en mieux formés aux outils numériques dès leurs formations.
Un autre frein aux stratégies de développement peut être la résistance des équipes au changement. Une communication claire et explicative, accompagnée d’une formation enrichissante et responsabilisante, constituent les deux principaux leviers qui permettent de se tourner vers le numérique sereinement et avec des collaborateurs forces de changement.

Un impact mesurable ?

Comme nous l’avons vu précédemment, les cabinets comptables sont pour l’instant dans une étape transitoire, et doivent définir une stratégie afin d’appréhender l’arrivée totale de la dématérialisation. Cela amène plusieurs questions, notamment sur les impacts que ces avancées technologiques auront sur les cabinets.

Tout d’abord, l’organisation des cabinets devra très sûrement être repensée pour veiller à la bonne réception des factures, mais devra également être réorganisée la gestion quotidienne des tâches et les prestations de services aux clients. L’installation de la facture électronique implique le développement de messagerie électronique, d’espaces clients sécurisés, de coffre-fort numérique et d’autres plateformes digitales.

Le dédoublonnage des pièces comptables fera également parti d’un processus qui devra être surveiller et qui influera sur l’efficacité des cabinets en fonction de leurs organisations.
Parallèlement, la mise en place des nouveaux dispositifs techniques prend du temps et demande des compétences tant à l’installation qu’à l’utilisation.

Même si de nombreux cabinets possèdent déjà des outils qui seront nécessaires à partir de 2023, comme les collecteurs automatiques ou les box spécifiques, beaucoup doivent se munir et se former.

La facture électronique va aussi apporter de nombreux avantages pour les cabinets comptables :

  • Amélioration de la productivité:

L’automatisation va réduire le volume de travail, permettant ainsi aux collaborateurs d’effectuer ce travail plus rapidement et de se charger de nouvelles missions.

  • Accélération des flux et meilleure sécurité:

L’arrivée de la facture électronique sonne la fin des désagréments classiques, comme la multiplicité des circuits d’envoi et le manque de visibilité, au profit d’une meilleure disponibilité/traçabilité.

  • Réduction des coûts:

30% du temps est dédié à la saisie manuelle des factures. Son automatisation peut représenter des dizaines voire des centaines de milliers d’euros de gain pour un cabinet.

  • Modification de l’expérience client, fournisseur et collaborateur:

Il semble clair qu’il y aura moins de tâches chronophages grâce à la fluidification des processus et la réduction des risques de litiges.

Le cas de l’Italie, pionnière dans le domaine :

L’Italie a été parmi les premiers pays à rendre la facture électronique obligatoire : depuis 2019 toutes les entreprises et tous les professionnels doivent émettre une facture électronique pour toutes leurs transactions. Cette avance prise par notre voisin européen nous permet d’analyser et d’anticiper les problèmes que suscite la facture électronique, mais également de voir les multiples avantages qui s’en dégage.

Les entreprises, particulièrement les plus petites, sont peu familières des nouvelles technologies, et ont souvent du retard face à cette évolution. De ce fait, l’implémentation d’accompagnements à l’utilisation des outils technologiques est le plus grand défi de l’arrivée de l’e-facture. De plus, le système fiscal doit être réformé et l’infrastructure technologique des sociétés doit être opérationnelle en continu.

Toutefois, on peut saluer plusieurs avantages de cette avancée technologique :

Tout d’abord, le gain d’efficacité et de temps une fois que les processus seront acquis permettra à chacun de diversifier son activité. Aussi, du fait de la numérisation des processus complets, le recours au papier devient minime. Enfin, d’après le ministère de l’économie et des finances italien, la fraude fiscale est réduite de 30 à 40% dès les premières semaines de la mise en place de la facture électronique. Cet effet a été particulièrement noté au Mexique, qui fonctionne entièrement grâce à l’e-facture, et où l’on a relevé une réduction de son taux d’économie souterraine de 50 % et amélioré ses collectes de TVA de 35 % en un an.

Cette transition numérique repose sur l’utilisation d’outils numériques spécialisé. L’un de ces logiciels est QuickBooks, utilisé massivement en France par les entreprises qui facturent électroniquement. Cet outil, très simple d’utilisation, possède plusieurs offres pour correspondre aux besoins de chaque d’entreprise en fonction de sa taille et de son activité. Elle permet, en parallèle de l’e-facture, la création de devis, d’alertes en cas d’impayés, et la gestion de la TVA. Selon l’offre, le logiciel permet même l’import des dépenses par photo, la vision prévisionnelle, la programmation des factures et une analyse de sa comptabilité analytique.

Pour conclure, la facture électronique va grandement améliorer les transactions mais elle va nécessiter une évolution sur le point de vue technologique et opérationnel.
Elle fait partie de cette transformation numérique qui s’opère dans les cabinets d’expertise comptable. L’installation de la facture électronique devient un atout valorisant et valorisable lors de la transmission des cabinets.
Aujourd’hui, une opération de croissance externe peut tout à fait être une solution à une telle transition.
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